Web委員報告

○プログラム委員会との連絡係の仕事内容まとめ

・2007年11月17日　第1回プログラム委員会に出席
　Web委員の位置付けと仕事内容を承認してもらう。
・12月5日　更新担当の生田目先生に、仮ページ作成依頼
・12月11日　生田目先生に、プログラム企画（第1報）掲載依頼
・2008年3月7日　第2回プログラム委員会事前打ち合わせ（青木は欠席）
・3月15日（午前）システム関連、業者との打ち合わせ（青木は欠席）
・3月15日（午後）第2回プログラム委員会に出席
　講演申し込み、講演原稿提出、参加申し込みの日程が決定
　講演申し込み開始までの大まかなスケジュールが決定
　システム構築補助担当の冨田先生に、スケジュールの連絡
・4月4日　生田目先生に、プログラム企画（第2報）掲載依頼
・4月30日　生田目先生に、コンペティション案内掲載依頼
・5月7日　清水先生に、問合せ担当者の決定依頼
・5月7日　瀬尾先生に、講演申し込み案内の掲載方法の指示を依頼
・5月9日　生田目先生に、講演申し込み案内掲載依頼
・5月16日頃　プログラム委員システム担当者、業者と、申し込み受付確認メールのアドレス設定（発信者設定、BCC先設定等）の指示
・6月2日　瀬尾先生に、講演申し込み締切に伴う更新内容の確認。
　生田目先生に更新依頼。
・6月14日　第3回プログラム委員会に出席
　プログラムの確定、座長の確定など、プログラム委員のひとりとして作業。
　（委員会後、座長候補者への連絡等の仕事あり。）
・6月14日　生田目先生に、講演報告集原稿提出受付の掲載依頼
・6月26日　生田目先生に、企画セッションのお知らせ、掲載依頼
・7月10日　生田目先生に、プログラム企画（第3報）掲載依頼
・7月16日　生田目先生に、Web版タイムテーブル掲載依頼

○連合Web管理検討委員会との連絡係の仕事内容まとめ

・2007年11月13日　連合Web管理検討委員会の林先生に、Web 委員の連絡用ML, 　taikai_web＠jfssa.jp の作成依頼
・12月5日～12月10日　林先生に、仮ページ作成作業のためのサーバ側設定依頼
・2008年3月15日　林先生に、プログラム委員（プログラム・報告集担当）連絡用ML, 　jfssa2008program＠jfssa.jp の作成依頼。
　メンバーは、プログラム・報告集担当4名＋冨田先生＋青木
・5月7日　林先生に、問合せ先アドレス taikai2008＠jfssa.jp の設定依頼。
　メンバーは、各委員会との連絡係3名と、問合せ転送担当の福地先生
・5月9日　林先生に、システム関係連絡用アドレス jfssa2008re＠jfssa.jp の　作成依頼。メンバーは、プログラム・報告集担当4名

○その他、Web委員の仕事内容、役割分担等の検討に関すること

・2007年11月2日、プログラム委員長清水先生より、Web委員兼任のプログラム　委員選出の依頼
・11月5日、運営委員長石岡先生より、Web委員の位置付けに関する検討依頼
・11月6日～11月16日、Web委員の位置付けと仕事内容について検討（2007年度　大会Web委員、桜井先生、坂本先生、高橋先生、青木）
　11月17日の第1回プログラム委員会で提案
・11月20日～11月21日、Web委員の役割分担について検討（桜井先生、青木）
　11月21日、Web委員に連絡
・2008年5月2日～5月7日、問合せ～回答作業の流れについて検討（桜井先生、　青木）
　5月7日、Web委員に報告
・9月5日　大会開催期間中の問合せ対応について検討

（鹿児島大学：青木敏）

(A) 運営委員会との連絡窓口としての仕事のまとめ

主として以下の連絡のやり取りを行い，必要な作業等はWeb委員に伝えた。

(1) Web委員の役割分担を運営委員会(委員長)にお知らせした。
(2) エイリアス設定の助言をした。
※広告担当のエイリアスkoukoku2008＠jfssa.jpの設定依頼を受けたが， Web委員には設定の権限がないため，Web検討管理委員会に依頼して欲しい旨を回答した。
(3) 問合せアドレスtaikai2008＠jfssa.jpに届いたメールの内容に応じて， Web委員が関係する委員会(または担当者)に転送することを報告した。
(4) 運営委員会関連のメール転送先を確認した。
(5) 運営委員会からの依頼に基づくWebページの更新依頼を受けた。
・ウェブページのデザイン(テンプレート)は運営委員会で決定された。
・テンプレートは大学生協連の石野さんから納品された。
・運営委員会が事前に指摘した数箇所のタイプミスは，納品時にはそのまま残っていた。・機種依存文字が混じっていた(トップページ)。
・納期が守られなかった。
※4/28納品予定だったが，納品されたのは5/2であった。
・テンプレートを用いたウェブページを作成するまでは，昨年のウェブページを参考にして仮ページを作成し，公開していた。
・正式公開(5/12)の数日前に，運営委員会だけでなく，プログラム委員会，実行委員会にも連絡し，ウェブページ全体を確認していただいた。
・バナー広告掲載の対応
・掲載するファイルの形式は，原則として「gif(アニメーションgif可)またはjpeg 形式の画像ファイル」であった。しかし，Flashで作成した動画ファイル(swf形式)を送付してきた企業が1社あり(SPSS)，運営委員会(広告担当)に報告したところ，広告主の意向を優先し，swf形式のままで掲載するよう指示された。ただし，送付されてきたファイルには不備があったため，生田目先生が先方の担当者と直接やりとりをし，先方から修正版のファイルをもらってアップロードした。
・正式公開5/12には間に合ったが，当初バナー広告掲載予定の 6社中，数理システムと社会情報システムの2社のファイル到着が遅れ，正式公開の数日前までその確認作業に追われた。・バナー広告のクリック数を報告できるかという質問があり，広告担当者に以下の回答をした。
(回答の要点)
・各バナー広告のクリック数は報告不可能
・トップページへのアクセス数は報告可能
・ただし，アクセス数の報告に関してWeb委員でできるのは，全てのページ中，月間で上位30位に入ったページを報告できるのみであり，万一，トップページへのアクセス数が少ない場合は，ご報告できない月もある。
・ウェブページ更新の分担の確認
運営委員長から各ページの更新分担案が提示され，それをもとに以下の作成・更新分担を各委員長に確認した。
・各委員会から連絡によってWeb委員が更新するページ
　　・トップページ
　　・大会詳細
　　・おしらせ
・運営委員会が原案を作成し，Web委員が更新するページ
　　・組織
　　・広告募集
・プログラム委員会が原案を作成し，Web委員が更新するページ
　　・プログラム
　　・English
・運営委員会とプログラム委員会が原案を作成し，Web委員が更新するページ
　　・申込
・実行委員会が原案を作成し，Web委員が更新するページ
　　・会場
　　・宿泊・観光
(6) 実行委員会が作成したポスターの確認
運営委員長からの依頼に基づき，実行委員会が作成したポスターを確認し，タイプミスを指摘した。
(7) 事前参加申込システムの構築補助

○次年度への要望

(a) ウェブページのテンプレートの早期発注・納品
ウェブページのテンプレートの発注および納品は，もっと早い時期にして欲しい。仮ページを公開する時期に合わせ，テンプレートが納品されていることが望ましい。
今年度の場合，正式公開が5/12であったが，その前までは仮ページをWeb委員が作成して公開しており，また，広告担当は昨年度のテンプレートをもとに広告募集のページを作成していた。仮ページを作成した場合，その内容をあらためて納品されたテンプレートを用いてウェブページを作成しなおす必要があるので， Web委員の負担を軽減するためにも，テンプレートの早期発注・納品をお願いしたい。
(b) ウェブページのテンプレートの納期厳守
上述したように，今年度はウェブページのテンプレートの納期が守られなかった。納期が遅れても公開日がずれる訳ではないので，遅れた分の負担は，すべてWeb委員にかかる。業者に対して，納期を厳守するようお願いしたい。

(B) ウェブページ更新の補助作業のまとめ

・各委員会からの連絡に基づくウェブページ更新作業に関し，その補助作業を行った。

○次年度への要望
講演申込システム，および事前参加申込システムをクローズする直前までウェブページ更新の指示が届かず，いずれもWeb委員からプログラム委員会，運営委員会に問い合わせた。直前に連絡をいただいても対応できない可能性があるため，来年度以降は，各委員会から余裕をもって連絡をいただきたい。

(C) 問合せメールの転送と回答状況確認の補助作業のまとめ

taikai2008＠jfssa.jp宛に来る問合せメールのうち，主として，運営委員会が回答担当と思われる問合せメールに関し， Web委員の転送漏れと回答者の回答漏れがないかを確認した。
上記の作業を行うためには，一度taikai2008＠jfssa.jp宛に届いたすべてのメールに目を通す必要があるが，転送・回答漏れの有無をチェックするのに役立った。

（北海道大学：桜井裕仁）

「会場」の原稿

　　７月１０日　「会場」への原稿掲載依頼（生田目）

　　７月１４日　「会場」原稿の更新を依頼（生田目）

　　　　この間数日おいたので、実行委員が気づかなかったミスを指摘してもらった。
　　　　（数日間は、多少のミスがあっても他人の目に晒したことが幸いした）

学会の会議室の確保

　　各学会から個別に依頼が来ました。

　　どこかで整理していただけるとありがたいです。

　　参加者に重複があるので、日程調整が必要なはずです。

展示室のクライアントからの問い合わせ

　　空調とネット環境の問い合わせがありました。

　　来年度以降は、展示募集の段階で明らかにした方がいいと思います。

　　問い合わせが、シンフォニカと星野先生からの複数ルートがありました。

　　これは、一本化した方がわかりやすいと思います。

市民講演会

　　こちらは、清水先生が対応しました。

　　特に問題はありませんでした。

　　私のミス（勘違い）で会場の椅子が不足してしまい皆様に迷惑をおかけしました。

　　これが最大の反省事項です。

実行委員との連絡は特に問題はありませんでした。

　　篠崎実行委員長は隣の部屋なので

（慶應義塾大学：飯田孝久）

[仕事内容]

各委員の先生，事務局からウェブサイト内容の更新についての依頼をウェブサイトに反映する．

[来年度、検討いただきたい事項]

生協より納品されたスタイルファイルについては（ちょっと変なところもありましたが）　概ね問題ありませんでした．
ただし，納入がかなりギリギリになりました事から公開までの作業時間の確保が結構大変でした．
javaやflashなど多少タイピングではきつい（知らないとできない）作業がありました．一部は　櫻井先生にご助言いただきました．ありがとうございます．
広告については一件flashでの掲載依頼がありました．（当初の規格外）
各委員の先生からの依頼について，公開までの時間が短く小生が対応できないものが　ありましたが，櫻井先生におたすけいただきました．来年度は多少の余裕があれば　ウェブ委員も安心することと思います．
わたしはテキストエディタすべてタイプ（コンテンツはカットアンドペースト）してしまいましたが，　ウェブページのエディタをお使いの場合もあるかもしれません（おそらくこの方が便利）．　もし来年度以降の委員の方がこういったソフトウェアを必要と考えられた場合は，予算をおとり　いただければ幸いです．

（専修大学：生田目崇）

＊仕事の概要

講演申込システム構築補助
原稿提出システム構築補助
事前参加申込システム構築補助

＊仕事内容の詳細

昨年度版の赤入れ作業（講演申込・参加申込）
生協より提示された昨年度版のPDFファイルを頂き、大会場所・日付などを今年度版に修正する。
今年度版（講演申込・原稿提出）の赤入れ修正・バグ報告作業
生協より提示された今年度版（バージョン０）の原稿の修正作業をする。
講演申込Webページと確認メールのドラフト版のチェック・修正報告を行った。
記載内容に誤りなどがないかチェックし、修正点を報告した。
Web申込システムについては、色々なパターンで申込を行い、バグがないかチェックし、見つかったバグについては詳細を報告した。
今年度版（事前参加申込）の赤入れ修正・バグ報告作業
事前参加申込Webページと確認メールのドラフト版のチェック・修正報告を行った。
記載内容に誤りなどがないかチェックし、修正点を報告した。
事前参加申込システムについては、色々なパターンで申込を行い、バグがないかチェックし、チェック作業用クレジットカード番号使って、支払作業までのバグチェックを行った。
見つかったバグについて詳細を報告した。

（広島大学：冨田哲治）

taikai2008＠jfssa.jp に送られてきた問い合わせメールは107件で、四つのカテゴリー（１）講演申込やプログラムについて、（２）報告集原稿について、（３）事前申込について、（４）その他に分類しました。以下は四つのカテゴリーに属する問い合わせの件数および、主な内容です。

（１）講演申込やプログラムについて　　　　45件
　　（講演申込ウェッブシステム不具合、講演キャンセルなど）
（２）報告集原稿について　　　7件
（３）事前申込について　　　45件
　　主な内容：
　「領収書表記用の所属に機種依存文字が使用されています，ネームカード表記用の所属　　に機種依存文字が使用されています，」のエラーメッセージが出る　　→5件ほど
　　クレジットエラー決済の画面でエラーが出る　　　13件（8月12日以降）
　　参加費振込みおよび参加費に関する問い合わせ　　18件　
（４）その他　　10件
　　連合大会に参加していない方から報告集送付の依頼があった（2件）　
　　出版社から大会取材の依頼があった(1件)

まとめ１：今回の大会で問い合わせが多くなってしまった原因としては、以下の二つがあります。
講演申込システムの不具合（5月23日頃から不具合が発生、5月26日に問題解消）と事前参加申込システムのクレジット決済ページの不具合（8月1日頃から発生、8月18日に問題解消）

まとめ２：問い合わせの回答をされる方に非常に大きな負担がかかる場合がありました。
今回、講演とプログラムについてはほとんどの問い合わせをプログラム委員の瀬尾先生に転送しましたので、非常に大変だったと思います。（私の転送の仕方が良くなかったのかもしれません）

（学習院大学：福地純一郎）

統計関連学会連合大会